TLDR — Un remboursement de frais n’est pas du salaire, mais seulement s’il rembourse des frais. L’art. 327a al. 1 CO vous oblige à rembourser tous les frais imposés par l’exécution du travail, et l’al. 3 frappe de nullité tout accord qui les met à la charge du collaborateur. Côté fiscal, les frais effectifs payés sur justificatifs ne sont pas du revenu ; les forfaits, eux, doivent être annoncés au chiffre 13.2 du certificat de salaire, même quand vous disposez d’un règlement de frais agréé. Les seuils du Guide 2026 (AFC / Conférence suisse des impôts) à connaître : repas principal 35 francs (ou forfait 30 francs), indemnité kilométrique 0.75 franc, faux frais 20 francs par jour, chèques-repas 180 francs par mois. Le modèle CSI du 1er février 2024 retient 50 francs par mois pour l’infrastructure privée en télétravail et réserve les forfaits annuels aux fonctions dirigeantes. Un règlement agréé par le canton du siège — pour une société vaudoise, l’Administration cantonale des impôts, Centre de compétence Économique PP, route de Berne 46, 1014 Lausanne — est reconnu par les autres cantons. Et l’art. 9 al. 2 RAVS range les indemnités de trajet domicile-travail et de repas courants dans le salaire déterminant AVS.
Le point de départ n’est pas fiscal, il est contractuel
Beaucoup de dirigeants abordent les notes de frais par la fiscalité. C’est l’ordre inverse : la première règle est de droit du travail, et elle est impérative.
« L’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien ; un accord écrit, un contrat-type ou une convention collective peut prévoir que les frais engagés par le travailleur lui seront remboursés sous forme d’une indemnité fixe, telle qu’une indemnité journalière ou une indemnité hebdomadaire ou mensuelle forfaitaire, à la condition qu’elle couvre tous les frais nécessaires (al. 2) ; les accords en vertu desquels le travailleur supporte lui-même tout ou partie de ses frais nécessaires sont nuls (al. 3). »
Trois conséquences immédiates.
Un. La clause qui dit « le collaborateur utilise son propre matériel et sa propre connexion, sans indemnité » est nulle. Pas négociable contre un salaire plus élevé : nulle.
Deux. Le forfait est autorisé à deux conditions cumulatives : un accord écrit (ou un contrat-type, ou une CCT), et une couverture de tous les frais nécessaires. Un forfait qui couvre 60 % des frais réels n’est pas valable : le solde reste dû.
Trois. L’art. 327 CO pose que l’employeur fournit les instruments de travail et les matériaux ; si le collaborateur fournit les siens d’entente avec l’employeur, il doit être indemnisé convenablement. L’art. 327c CO règle l’échéance : remboursement sur présentation d’un décompte, en règle générale à chaque échéance de salaire.
La frontière fiscale : ce qui rembourse, ce qui enrichit
L’art. 17 al. 1 LIFD impose « tous les revenus provenant d’une activité exercée dans le cadre de rapports de travail », y compris « les autres avantages appréciables en argent ». Un remboursement de frais y échappe pour une raison simple : il ne rend pas le collaborateur plus riche, il le remet à zéro. Dès que le versement dépasse la dépense, la différence est du revenu.
Le Guide d’établissement du certificat de salaire (AFC et Conférence suisse des impôts), édition valable dès le 1er janvier 2026, pose à son chiffre marginal 52 que tous les frais effectivement remboursés — y compris les dépenses réglées par carte de crédit d’entreprise — doivent en principe être déclarés, puis ouvre une liste d’exceptions chiffrées.
| Poste | Seuil admis sans déclaration détaillée | Condition |
|---|---|---|
| Nuitée | Montant effectif | Justificatif |
| Repas principal | 35 francs, ou forfait de 30 francs | Déplacement professionnel |
| Invitation de clients | Montant effectif | Facture |
| Transports publics | Montant effectif | Justificatif |
| Véhicule privé | 0.75 franc par kilomètre | Kilométrage professionnel |
| Faux frais | 20 francs par jour | Forfait journalier |
| Chèques-repas | 180 francs par mois | Case G cochée |
| Cadeaux en nature | 600 francs par an | Pas en espèces |
Ce ne sont pas des franchises d’impôt, mais des seuils de tolérance déclarative : en dessous, l’administration accepte que vous ne détailliez pas ; au-dessus, elle veut voir.
Le règlement de frais agréé : ce qu’il fait vraiment
C’est l’outil central, et celui qu’on décrit le plus mal. Un règlement des remboursements de frais est un document interne, calqué sur le modèle de la Conférence suisse des impôts du 1er février 2024 (applicable dès le 1er mai 2024, actualisé au 1er janvier 2026), soumis à l’autorité fiscale du canton du siège pour examen et approbation.
Le modèle CSI pose le principe : en règle générale, tous les frais sont remboursés sur une base effective, sur production d’une note de frais et d’un reçu original. Les forfaits sont une exception encadrée : 0.75 franc au maximum par kilomètre, 50 francs par mois pour l’infrastructure privée utilisée en télétravail, menues dépenses jusqu’à 50 francs par événement sans justificatif pour les cadres. Les allocations forfaitaires annuelles de représentation y sont réservées aux fonctions dirigeantes, classées par niveaux.
Sur la reconnaissance intercantonale, le Guide 2026 est explicite :
« Les règlements des remboursements de frais agréés par le canton du siège sont également reconnus par les autres cantons, pour autant que les directives des modèles de règlements des remboursements de frais du 1er février 2024, valables à partir du 1er mai 2024, soient respectées. »
Concrètement : si votre société a son siège à Lausanne et un développeur domicilié à Fribourg, le règlement agréé par l’Administration cantonale des impôts vaudoise vaut aussi pour lui. La FAQ 2026 précise le corollaire : chaque société soumet son règlement à l’administration du canton de son siège, pas à celui de la holding.
Ce que l’agrément ne fait pas
Voici le point où la croyance la plus répandue se brise. L’agrément ne vous dispense pas de faire figurer les forfaits sur le certificat de salaire. Le Guide 2026 l’écrit :
« Les montants des allocations forfaitaires pour frais […] doivent être déclarés dans le certificat de salaire pour chaque employé, même si l’employeur dispose d’un règlement des remboursements de frais agréé. »
Ce que l’agrément change, c’est le traitement : les montants déclarés au chiffre 13.2 sont acceptés comme remboursement de frais, sans que le collaborateur ait à les justifier ligne par ligne dans sa déclaration. Vous ajoutez au chiffre 15 la mention « règlement des remboursements de frais agréé par le canton XY le … (date) ». Sans agrément, les mêmes forfaits sont déclarés au même endroit, mais l’autorité les examine, et ce qui excède les frais réels devient du revenu.
Le certificat de salaire, case par case
| Chiffre | Contenu | Ce que fait l’employeur |
|---|---|---|
| 13.1.1 | Frais de voyage, de repas et de nuitée effectifs | Coche la petite case si les conditions et seuils du Guide sont respectés ; aucun montant à indiquer |
| 13.1.2 | Autres frais effectifs | Indique la nature et le montant — c’est ici que va, par exemple, l’indemnisation d’un lieu de travail externe |
| 13.2.1 | Frais forfaitaires de représentation | Montant annuel, personnel dirigeant et service externe |
| 13.2.2 | Frais forfaitaires de voiture | Montant annuel |
| 13.2.3 | Autres frais forfaitaires | Nature et montant |
| 13.3 | Contributions aux frais de formation et de formation continue | Paiements versés directement au collaborateur |
| 15 | Observations | Mention du règlement agréé et de sa date |
Dans le canton de Vaud, le certificat s’établit exclusivement sur le formulaire fédéral à code-barres bidimensionnel, se transmet via un logiciel certifié Swissdec ou l’outil gratuit de l’AFC, et doit parvenir à l’Administration cantonale des impôts au plus tard le 28 février de l’année suivant la période fiscale.
Côté AVS, la règle n’est pas la même
Deuxième erreur fréquente : croire qu’un accord avec le fisc règle aussi la question des cotisations. L’art. 9 RAVS dispose :
« Les frais généraux sont les dépenses résultant pour le salarié de l’exécution de ses travaux. Le dédommagement pour frais encourus n’est pas compris dans le salaire déterminant. »
« Ne font pas partie des frais généraux les indemnités accordées régulièrement pour le déplacement du domicile au lieu de travail habituel et pour les repas courants pris au domicile ou au lieu de travail habituel ; ces indemnités font en principe partie du salaire déterminant. »
Retenez l’alinéa 2. Le trajet domicile-bureau et le repas de midi au bureau ne sont pas des frais professionnels. Une « indemnité transport » de 100 francs par mois versée à toute l’équipe est du salaire déterminant, quel que soit son nom. C’est au collaborateur de déduire ses frais de déplacement, plafonnés à 3 300 francs pour l’impôt fédéral direct (art. 26 LIFD).
Les Directives sur le salaire déterminant de l’OFAS (état au 1er janvier 2024) ajoutent que les caisses de compensation ne sont pas liées par les déductions admises lors de la taxation fiscale, même si elles admettent en pratique le forfait figurant au certificat de salaire, sauf s’il est manifestement exagéré. L’agrément fiscal est donc un argument solide devant la caisse, pas une garantie.
Neuf situations d’une équipe tech
| Situation | Traitement |
|---|---|
| Laptop et téléphone fournis par la société, usage privé usuel | Rien à déclarer : l’usage privé d’outils de travail de l’employeur dans le cadre usuel n’est pas une prestation à annoncer. |
| Le développeur travaille sur sa propre machine, d’entente avec vous | Indemnité convenable due (art. 327 al. 2 CO), chiffrée sur la valeur et la durée d’amortissement du matériel. |
| Abonnement mobile et internet personnels utilisés pour le travail | La part professionnelle est un frais effectif ; l’abonnement privé pris en charge en entier est un avantage en nature pour sa part privée. Un forfait mensuel se déclare au ch. 13.2.3. |
| Place de coworking payée à un collaborateur sans bureau | Frais effectifs, ch. 13.1.2, avec la mention du lieu de travail externe. |
| Télétravail à domicile | Le modèle CSI prévoit 50 francs par mois pour l’infrastructure privée. Le Tribunal fédéral a par ailleurs admis, dans l’arrêt 4A_533/2018 du 23 avril 2019, 150 francs par mois pour une pièce utilisée comme bureau lorsque l’employeur ne met aucun poste de travail permanent à disposition. |
| Déplacements chez le client en voiture privée | 0.75 franc par kilomètre au maximum, sur décompte kilométrique. Au-delà, la différence est du salaire. |
| Repas pendant un déplacement | 35 francs par repas principal sur justificatif, ou 30 francs de forfait. Le repas de midi au bureau reste privé. |
| Formation et certification professionnelles | Non imposables quel que soit leur montant (art. 17 al. 1bis LIFD). Facturées à la société et payées au prestataire : rien à déclarer. Versées au collaborateur : ch. 13.3. |
| Conférence à l’étranger | Billet, hébergement et repas : frais effectifs. Les deux jours de vacances ajoutés au voyage : avantage appréciable en argent. |
« Un forfait de 200 francs par mois est toujours exonéré » : non
Cette phrase circule dans presque toutes les jeunes sociétés numériques romandes. Elle est fausse quatre fois.
Aucun montant n’est exonéré par sa taille. Il n’existe pas de franchise de 200 francs. Les seuils du Guide sont attachés à un poste de dépense précis, pas à une enveloppe globale.
Un forfait sans base écrite n’est pas un forfait. L’art. 327a al. 2 CO exige un accord écrit, un contrat-type ou une CCT. Une pratique orale ne satisfait pas la condition.
Un forfait versé à tout le monde ne passe pas. Le modèle CSI réserve les allocations forfaitaires annuelles aux fonctions dirigeantes. Un forfait uniforme de 200 francs pour l’ensemble d’une équipe de développement qui ne se déplace pas est un complément de salaire déguisé.
Le forfait se déclare de toute façon. Chiffre 13.2, avec ou sans agrément. Ce qui n’apparaît pas au certificat de salaire n’est pas « exonéré » : c’est non déclaré. La différence se mesure lors d’un contrôle AVS ou d’une révision fiscale, avec reprise sur plusieurs années et cotisations sociales à la clef.
Trois choses à faire ce mois-ci
- Inventoriez vos versements récurrents. Sur douze mois, isolez toute ligne versée périodiquement sans justificatif : indemnité téléphone, home office, transport, « frais divers ». Pour chacune : quel poste de dépense couvre-t-elle, et sur quel écrit repose-t-elle ?
- Déposez un règlement de frais. Téléchargez le modèle de la Conférence suisse des impôts, adaptez-le à vos postes réels, et soumettez-le à l’Administration cantonale des impôts, Centre de compétence Économique PP, route de Berne 46, 1014 Lausanne. Un règlement de deux pages qui décrit vraiment votre activité vaut mieux qu’un modèle recopié sans modification.
- Corrigez les clauses nulles. Toute clause de contrat ou de règlement du personnel faisant supporter au collaborateur son matériel, sa connexion ou son espace de travail tombe sous l’art. 327a al. 3 CO. Remplacez-la par un mécanisme de remboursement chiffré.
Sources primaires
- Code des obligations, RS 220, art. 327, 327a, 327b et 327c (Fedlex).
- Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct, RS 642.11, art. 16, 17 (dont al. 1bis) et 26, état le 1er janvier 2026 (Fedlex).
- Règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants, RS 831.101, art. 7 et 9, état le 1er janvier 2025 (Fedlex).
- Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes (formulaire 11), Conférence suisse des impôts et Administration fédérale des contributions, valable dès le 1er janvier 2026.
- Questions et réponses sur le certificat de salaire, version du 1er janvier 2026 (AFC / CSI).
- Modèle de règlement des remboursements de frais, Conférence suisse des impôts, directives du 1er février 2024, applicables dès le 1er mai 2024, actualisé au 1er janvier 2026.
- Directives sur le salaire déterminant dans l’AVS, AI et APG (DSD), OFAS, supplément 5, valable dès le 1er janvier 2024.
- Administration cantonale des impôts du canton de Vaud, pages « Certificat de salaire, attestation de rentes » et « Questions fréquentes » (vd.ch).
- Tribunal fédéral, arrêt 4A_533/2018 du 23 avril 2019 (indemnisation d’une pièce du logement).
Avertissement — La FVN est une fédération professionnelle, pas une étude d’avocats. Cet article reflète l’état des textes consultés au 9 mars 2026 : CO à jour au 1er janvier 2026, LIFD état le 1er janvier 2026, RAVS état le 1er janvier 2025, Guide du certificat de salaire valable dès le 1er janvier 2026, DSD valables dès le 1er janvier 2024. N’ont pas pu être vérifiés directement et sont donnés sous réserve : le libellé verbatim des art. 327, 327b et 327c CO, dont le texte consolidé complet du CO n’a pas pu être relu intégralement sur Fedlex (seul l’art. 327a a pu être vérifié mot pour mot) ; l’existence d’une version du RAVS postérieure au 1er janvier 2025 ; la numérotation exacte des chiffres marginaux du Guide 2026 au-delà du Cm 52 ; le texte intégral des chiffres marginaux 3007 à 3016 des DSD ; les plafonds chiffrés par niveau de fonction des forfaits annuels de représentation du modèle CSI ; la publication de l’arrêt 4A_533/2018 au recueil officiel des ATF ; et l’existence d’un art. 327 LIFD, qui n’a pas pu être localisé dans la loi. Le plafond vaudois de déduction des frais de déplacement n’a pas été vérifié : seul le plafond de l’impôt fédéral direct est cité. Avant de déposer un règlement de frais ou de requalifier une indemnité, adressez-vous à un mandataire qualifié ou directement à l’Administration cantonale des impôts et à votre caisse de compensation.
