TLDR — Dès que vous engagez un développeur titulaire d’un permis B, L, F, N ou Ci, vous devenez débiteur de la prestation imposable : vous retenez l’impôt, vous le versez, et vous en répondez sur vos propres deniers. L’Administration cantonale des impôts l’écrit sans détour : « la responsabilité de l’employeur est de nature causale, c’est-à-dire qu’elle ne suppose aucune faute ». Le calendrier : annonce de l’engagement dans les huit jours (art. 5 al. 1 OIS), décompte et versement dans les 30 jours suivant l’échéance mensuelle, commission de perception vaudoise de 2 % en électronique contre 1 % en papier. Ne sont pas soumis : le titulaire d’un permis C, et l’employé dont le conjoint vivant en ménage commun est suisse ou titulaire d’un permis C. Au-delà de 120 000 francs de revenu brut annuel, taxation ordinaire ultérieure obligatoire (art. 9 al. 1 OIS) ; en dessous, sur demande écrite jusqu’au 31 mars (art. 10 al. 1 OIS). Frontalier français : trois conditions cumulatives, dont un télétravail limité à 40 % du taux d’occupation.
La scène se répète dans les startups vaudoises. On recrute un ingénieur étranger, on lui obtient un permis B, on lui verse son salaire comme aux autres, et l’on suppose que le reste le regarde : il déclarera ses revenus au printemps. Deux ou trois ans plus tard, l’Administration cantonale des impôts (ACI) écrit à la société. Pas au salarié : à la société. Et elle réclame un arriéré que personne n’avait provisionné.
La croyance à corriger : « c’est au salarié de déclarer ses impôts »
Pour un salarié suisse ou titulaire d’un permis C, c’est exact : il reçoit une déclaration, il la remplit, il paie. Pour un travailleur étranger sans permis d’établissement, le mécanisme est inversé : l’impôt est retenu à la source par l’employeur, puis versé par lui à l’autorité fiscale.
La page officielle de la Confédération le formule ainsi : « Votre employeur – respectivement votre caisse d’assurance ou de retraite – retient mensuellement l’impôt à la source sur le salaire (ou les prestations) ». Le salarié n’est pas l’acteur de la perception : il en est l’objet.
La conséquence est celle que les fondateurs découvrent trop tard : si la retenue n’a pas eu lieu, ou si elle a été insuffisante, l’autorité ne court pas après l’employé. Elle se retourne contre l’entreprise, même si l’employé est parti ailleurs ou a quitté la Suisse.
Qui est soumis, qui ne l’est pas
Deux dispositions fondent l’assujettissement. L’art. 83 LIFD vise les travailleurs étrangers qui, sans être au bénéfice d’un permis d’établissement, sont domiciliés ou en séjour en Suisse au regard du droit fiscal. L’art. 91 LIFD vise les personnes domiciliées à l’étranger qui exercent une activité lucrative en Suisse. L’ordonnance d’exécution renvoie expressément aux deux : les employeurs doivent annoncer « l’engagement de personnes soumises à l’imposition à la source en vertu des art. 83 ou 91 LIFD » (art. 5 al. 1 OIS).
L’ACI décline la première catégorie en titres de séjour : les titulaires des « permis B, L, F, N, Ci et des personnes sans autorisation de séjour ». La seconde est plus large qu’on ne le croit : « Tous les travailleurs ayant leur domicile fiscal principal à l’étranger (quelle que soit leur nationalité ; y compris les citoyens suisses et les binationaux) ».
L’exception que tout le monde cite de travers mérite sa formulation exacte. La circulaire n° 45 de l’AFC écrit : « Les époux qui vivent en ménage commun ne sont pas soumis à l’impôt à la source si l’un d’eux a la nationalité suisse ou est au bénéfice d’un permis d’établissement. » Trois conditions y sont enchâssées : le mariage, le ménage commun, le statut du conjoint. Un couple séparé de fait ne remplit plus la deuxième ; le concubinage ne remplit pas la première.
| Situation du collaborateur | Impôt à la source ? | Base |
|---|---|---|
| Permis B, L, F, N, Ci, ou sans autorisation | Oui | art. 83 LIFD |
| Permis C (établissement) | Non | art. 83 LIFD a contrario |
| Marié et vivant en ménage commun avec un ressortissant suisse ou un titulaire d’un permis C | Non | circulaire AFC n° 45 |
| Domicile fiscal à l’étranger, activité exercée en Suisse (y compris Suisses et binationaux) | Oui, sauf statut de frontalier reconnu | art. 91 LIFD |
| Salarié suisse domicilié en Suisse | Non | taxation ordinaire |
Le passage du permis B au permis C ne se signale pas tout seul : tant que votre logiciel de salaires n’a pas été corrigé, vous retenez un impôt qui n’est plus dû. L’art. 5 al. 3 OIS place le signalement chez l’employé et la transmission chez vous : « Les employés doivent annoncer à leur employeur tout changement d’un état de fait déterminant pour la perception de l’impôt à la source. L’employeur transmet l’information à l’autorité fiscale compétente dans les délais fixés aux al. 1 et 2. »
Vous n’êtes pas un intermédiaire, vous êtes le débiteur
Le droit fiscal ne vous traite pas comme un canal de paiement. Il vous nomme débiteur de la prestation imposable, et l’art. 88 LIFD règle votre collaboration : retenir l’impôt à l’échéance, remettre une attestation au contribuable, verser périodiquement les montants à l’autorité, tenir les documents à disposition du contrôle — et répondre du paiement de l’impôt.
La brochure de l’ACI destinée aux employeurs pour 2026 (document 21.034-10) en tire la conséquence sans ambiguïté :
« En cas d’insuffisance de retenues d’IS, l’Administration cantonale des impôts exigera de l’employeur le paiement de la différence, même si le contribuable concerné ne serait plus à son service. »
« La responsabilité de l’employeur est de nature causale, c’est-à-dire qu’elle ne suppose aucune faute et qu’elle n’est pas exclue s’il y a une faute concomitante du contribuable ou d’un tiers. »
Lisez la seconde phrase deux fois. Responsabilité causale : il n’est pas nécessaire que vous ayez mal agi, il suffit que la retenue ait été insuffisante. L’erreur du salarié — état civil inexact, activité du conjoint tue — ne vous exonère pas. Elle vous ouvre au mieux une action civile contre lui, ce qui est une autre affaire et une autre facture.
C’est la différence de nature que l’on manque. Les cotisations sociales, l’entreprise les doit pour elle-même : c’est une charge budgétée. L’impôt à la source, elle le doit pour un tiers. Il n’apparaît nulle part au compte de résultat tant que tout va bien, puis en une ligne quand un contrôle remonte trois ans.
Le calendrier réel : huit jours, trente jours
L’obligation d’annonce vient en premier, et c’est celle qu’on oublie, parce qu’elle ne coïncide avec aucun autre réflexe RH. L’art. 5 al. 1 OIS :
« Les employeurs doivent annoncer à l’autorité fiscale compétente l’engagement de personnes soumises à l’imposition à la source en vertu des art. 83 ou 91 LIFD dans les huit jours suivant le début de leur occupation au moyen du formulaire prévu à cet effet. »
L’alinéa 2 simplifie la vie de qui décompte par voie électronique : « Si l’employeur transmet le décompte de l’impôt à la source par voie électronique, il peut communiquer les engagements de personnel via le décompte mensuel. » Un logiciel certifié Swissdec ou la passerelle web de l’ACI dispensent donc du formulaire séparé. Le papier, non.
| Obligation | Délai | Base |
|---|---|---|
| Annoncer l’engagement à l’ACI | 8 jours dès le début de l’occupation | art. 5 al. 1 OIS |
| Annoncer un changement de situation | Mêmes délais | art. 5 al. 3 OIS |
| Transmettre la liste récapitulative | 30 jours | pratique ACI |
| Verser l’impôt retenu | 30 jours suivant le terme d’échéance mensuel | pratique ACI |
| Demander une taxation ordinaire ultérieure | 31 mars de l’année suivante | art. 10 al. 1 OIS |
La contrepartie est la commission de perception. Le droit fédéral ne fixe pas de taux : « Les cantons fixent le taux et les modalités de la commission de perception. Ils peuvent échelonner la commission […] en fonction de la nature et du montant des recettes imposables, d’une part, et de la procédure de décompte choisie par le débiteur de la prestation imposable, d’autre part » (art. 6 al. 1 OIS). Vaud a utilisé les deux leviers : « 2 % du montant total des retenues » pour les décomptes électroniques transmis à temps, 1 % en format papier.
Cette commission n’est pas acquise. L’art. 6 al. 2 OIS : « L’autorité fiscale compétente peut réduire ou supprimer la commission de perception si le débiteur de la prestation imposable viole les obligations de procédure. » L’ACI ajoute : « En cas de retard dans le versement de l’impôt retenu, des intérêts moratoires seront facturés. » Un versement tardif coûte donc deux fois : l’intérêt, et la commission perdue.
Le barème : votre décision, votre responsabilité
Le montant retenu dépend d’un barème que vous appliquez, d’après la situation personnelle du collaborateur. L’ACI est explicite : le débiteur doit s’assurer de « la bonne application du barème ». Un barème erroné n’est pas l’erreur du salarié.
| Barème | Situation |
|---|---|
| A | Personne seule : célibataire, séparée, divorcée ou veuve, activité lucrative principale |
| B | Couple marié vivant en ménage commun, un seul conjoint exerce une activité lucrative |
| C | Couple marié « dont les deux conjoints exercent simultanément une activité lucrative » |
| H | Personne seule vivant en ménage commun avec des enfants ou des personnes nécessiteuses |
| G | Revenus acquis en compensation versés directement au bénéficiaire |
Le barème C suppose que les deux conjoints travaillent, en Suisse ou à l’étranger. Si le conjoint de votre collaboratrice reprend une activité en cours d’année sans que personne ne vous le dise, la retenue devient insuffisante — et vous avez déjà lu la phrase de l’ACI sur la responsabilité causale.
La taxation ordinaire ultérieure : 120 000 francs, puis le 31 mars
L’impôt à la source n’est pas toujours définitif. Au-delà d’un certain revenu, il devient un acompte, suivi d’une taxation complète. L’art. 9 al. 1 OIS :
« Une personne est soumise à la taxation ordinaire ultérieure au sens de l’art. 89, al. 1, let. a, LIFD, lorsque ses revenus bruts provenant d’une activité lucrative dépendante s’élèvent, durant une année fiscale, à 120 000 francs au moins. »
Trois précisions comptent dans une équipe tech, où ce seuil se franchit sans peine. Les revenus des époux ne se cumulent pas : l’art. 9 al. 3 OIS vise le revenu brut « de l’époux ou de l’épouse », pris individuellement. Le régime est ensuite irréversible : « La taxation ordinaire ultérieure est maintenue jusqu’à la fin de l’assujettissement à la source, même si le revenu brut est temporairement ou durablement inférieur au montant minimal de 120 000 francs » (art. 9 al. 4 OIS). Enfin, pour un engagement en cours d’année, le seuil s’annualise (art. 9 al. 5 OIS, renvoyant à l’art. 40 al. 3 LIFD) : un collaborateur engagé le 1er octobre à 11 000 francs par mois n’a touché que 33 000 francs, mais son revenu annualisé dépasse le seuil.
En dessous de 120 000 francs, elle reste possible sur demande — c’est la voie de tout collaborateur qui veut déduire des rachats de deuxième pilier, des intérêts hypothécaires ou des frais de garde. Le délai est de péremption : « La personne imposée à la source peut adresser, jusqu’au 31 mars de l’année suivant l’année fiscale, une demande écrite de taxation ordinaire ultérieure à l’autorité fiscale compétente. Une fois déposée, une demande ne peut pas être retirée » (art. 10 al. 1 OIS).
Ce n’est pas votre obligation, mais c’est l’information la plus utile à donner à un nouvel arrivant : une phrase dans le message de bienvenue évite une réclamation en avril.
Le frontalier français : trois conditions, pas une
Le canton de Vaud est partie à l’accord franco-suisse de 1983 sur l’imposition des travailleurs frontaliers. Le régime y est l’inverse du réflexe habituel : le frontalier reconnu comme tel n’est pas imposé à la source en Suisse, son salaire l’étant en France. Ce statut n’est pas automatique. L’ACI pose trois conditions cumulatives :
- « le travailleur retourne en règle générale chaque jour à son domicile fiscal principal (au minimum 4 jours par semaine de travail pour un taux d’activité à 100 %) » ;
- « le travailleur a remis l’attestation de résidence fiscale à l’employeur » ;
- « en présence de télétravail, le travailleur exerce l’activité en télétravail jusqu’à hauteur de 40 % maximum du taux d’occupation ».
Si l’une des trois manque, la retenue redevient due sur les jours travaillés en Suisse — et c’est vous qui la devez. Le point le plus mécanique est l’attestation de résidence fiscale : un document que l’employeur doit détenir, et dont l’absence suffit à faire basculer le régime. Il se réclame avant l’entrée en fonction, pas en décembre.
Cas particulier : un collaborateur de nationalité suisse, domicilié en France et employé par une entité de droit public, reste imposé à la source en Suisse, statut de frontalier ou non.
Le télétravail transfrontalier : 40 %, et depuis quand
La règle des 40 % n’est plus un arrangement provisoire. L’avenant à la convention contre les doubles impositions entre la Suisse et la France, signé le 27 juin 2023 à Paris, est entré en vigueur le 24 juillet 2025. Le Secrétariat d’État aux questions financières internationales (SFI) le décrit ainsi : « dans la limite de 40 % du temps de travail par année civile, les rémunérations afférentes au télétravail sont imposables dans l’État contractant où se situe l’employeur ». L’avenant s’applique à partir du 1er janvier 2026, et prévoit que l’État de l’employeur verse à l’État de résidence 40 % des impôts prélevés sur ces rémunérations.
Pour une équipe qui a laissé s’installer trois jours à domicile sans y penser, le calcul est brutal : trois jours sur cinq font 60 %, vingt points au-dessus du plafond. Le décompte se fait par année civile — encore faut-il le tenir.
Cinq choses à faire avant la prochaine paie
- Recenser vos permis. Un tableau par collaborateur : type de permis, date d’obtention, état civil, activité du conjoint, commune de domicile. C’est le document que l’ACI demandera en cas de contrôle, et celui qui n’existe presque jamais.
- Vérifier que les engagements des douze derniers mois ont été annoncés dans les huit jours. Sinon, une régularisation spontanée auprès de la Section impôt à la source coûte moins cher qu’une découverte en contrôle.
- Passer au décompte électronique si vous êtes au papier : la commission passe de 1 % à 2 % et l’annonce des engagements se fait par le décompte mensuel.
- Écrire dans le contrat de travail l’obligation de signaler sans délai tout changement de permis, d’état civil ou d’activité lucrative du conjoint. Cela ne vous exonère pas envers le fisc — la responsabilité reste causale — mais fonde votre recours.
- Compter les jours de télétravail des frontaliers français par année civile, et détenir leur attestation de résidence fiscale avant le premier jour de travail.
Sources primaires
- Loi fédérale du 14 décembre 1990 sur l’impôt fédéral direct (LIFD), RS 642.11, art. 83 à 101 — état le 1er janvier 2026.
- Loi fédérale du 14 décembre 1990 sur l’harmonisation des impôts directs (LHID), RS 642.14, art. 32 à 38.
- Ordonnance du DFF du 11 avril 2018 sur l’imposition à la source (OIS), RS 642.118.2, art. 5, 6, 9 et 10 — état le 10 janvier 2025.
- Loi vaudoise du 4 juillet 2000 sur les impôts directs cantonaux (LI), BLV 642.11, art. 130 à 149 ; règlement du 9 décembre 2020 sur l’imposition à la source (RIS).
- Administration fédérale des contributions, circulaire n° 45 du 12 juin 2019, « Imposition à la source du revenu de l’activité lucrative des travailleurs ».
- Administration cantonale des impôts (VD), « Barèmes et instructions concernant l’imposition à la source » 2026, document 21.034-10 (11.2025).
- vd.ch, pages « Impôt à la source » pour les employeurs : « Retenue d’impôt à la source » et « Personnes imposées à la source / Sourciers ».
- Secrétariat d’État aux questions financières internationales, « Entrée en vigueur de l’avenant à la convention entre la Suisse et la France contre les doubles impositions », communiqué du 29 juillet 2025 ; page « France ».
- ch.ch, « L’impôt à la source suisse ».
Avertissement — La FVN est une fédération professionnelle, pas une étude d’avocats. Cet article reflète l’état du droit et de la pratique publiés au 1er janvier 2026 : LIFD dans sa version « état le 1er janvier 2026 », OIS dans sa version « état le 10 janvier 2025 », instructions de l’ACI pour 2026. Six points n’ont pas pu être vérifiés dans leur source primaire et sont nommés ici. Un : le texte verbatim des art. 83, 84, 88, 89, 89a et 91 LIFD n’a pas pu être extrait de Fedlex, dont les pages exigent JavaScript et dont les fichiers consolidés sont tronqués bien avant le titre consacré à l’impôt à la source ; les numéros d’articles reposent sur les renvois exprès de l’OIS (art. 5 al. 1, art. 9 al. 1 et al. 5) et sur les références de la brochure de l’ACI. Deux : le texte des art. 32 à 38 LHID n’a pas pu être extrait pour la même raison. Trois : la LI vaudoise (BLV 642.11) et le RIS du 9 décembre 2020 n’ont pas été lus ; le portail BLV n’affiche ses textes qu’en JavaScript, et les art. 130 à 149 LI sont cités d’après la brochure de l’ACI. Quatre : le texte de l’accord franco-suisse du 11 avril 1983 n’a pas été consulté ; les trois conditions cumulatives et la qualité de canton partie de Vaud proviennent des instructions de l’ACI, et la liste des cantons couverts n’a pas été vérifiée. Cinq : les délais de 30 jours pour la liste récapitulative et le versement, ainsi que les taux de commission de 2 % et 1 %, proviennent des instructions de l’ACI et non d’une disposition légale reproduite ici. Six : les barèmes chiffrés 2026 et les barèmes spéciaux (frontaliers allemands, cas de rigueur, prestations en capital) n’ont pas été repris, et l’articulation exacte entre l’accord de 1983 et l’avenant applicable dès le 1er janvier 2026 pour un frontalier vaudois dépasse ce que ces sources permettent d’affirmer. Votre situation concrète doit être confirmée par la Section impôt à la source de l’Administration cantonale des impôts, route de Berne 46, 1014 Lausanne, ou par un mandataire fiscal qualifié.
