TLDR — Dix ans pour les livres, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision, le délai courant dès la fin de l’exercice et non depuis la date de la pièce (art. 958f al. 1 CO). Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent en outre exister en « un exemplaire imprimé et signé » (al. 2) : pas d’équivalent électronique. Sur support modifiable — Drive, Notion, disque dur, SSD —, l’Olico (RS 221.431) n’admet la conservation qu’avec un procédé garantissant l’intégrité et une preuve infalsifiable du moment de l’enregistrement : signature électronique et horodatage (art. 9 al. 1 let. b). À côté : cinq ans au minimum pour les registres de la durée du travail (art. 73 al. 2 OLT 1), vingt ans pour les documents immobiliers en matière de TVA (art. 70 al. 3 LTVA), et aucune durée pour les données personnelles, détruites « dès qu’elles ne sont plus nécessaires » (art. 6 al. 4 LPD).
Dix ans, mais dix ans à partir de quand
Le point de départ est la première chose que l’on se trompe. L’art. 958f al. 1 CO, dans sa teneur introduite par la révision du droit comptable du 23 décembre 2011 :
« Les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision sont conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice. »
Le délai ne court pas depuis la date du justificatif, mais depuis le bouclement : selon le mois d’émission, la conservation réelle d’une pièce va de dix à presque onze ans.
| Pièce | Fin d’exercice | Conservation jusqu’au |
|---|---|---|
| Facture du 3 février 2026 | 31 décembre 2026 | 31 décembre 2036 |
| Facture du 2 janvier 2027 | 31 décembre 2027 | 31 décembre 2037 |
L’obligation vise toutes les personnes morales dès le premier franc et, pour les raisons individuelles et sociétés de personnes, dès 500 000 francs de chiffre d’affaires (art. 957 al. 1 CO). La définition de la pièce comptable est en revanche favorable au numérique : « tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction » (art. 957a al. 3 CO). Le format n’est pas le problème ; les conditions de conservation le sont.
Le piège : le rapport de gestion se conserve sur papier, signé
L’art. 958f al. 3 CO ouvre bien la conservation électronique des livres et des pièces comptables. Mais l’alinéa précédent pose une exception, et il ne mentionne aucun support alternatif :
« Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision sont conservés. »
Deux mots comptent : imprimé et signé. Le PDF que votre fiduciaire vous renvoie chaque printemps, même signé électroniquement, n’est pas un exemplaire imprimé. Pour une Sàrl de dix personnes, cela fait chaque année un tirage papier des comptes annuels portant les signatures exigées, plus le rapport de révision s’il y en a un. C’est souvent le dernier document papier qu’une entreprise numérique doive produire — et celui qui manque.
L’Olico : douze articles qui décident de tout le reste
L’art. 958f al. 4 CO délègue au Conseil fédéral les règles sur les supports d’information. Ce texte existe : l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, RS 221.431), état le 1er janvier 2013, douze articles. Personne ne la lit, et c’est elle qui disqualifie la plupart des archivages de PME numériques.
Intégrité
« Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres et les pièces comptables ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente. » (art. 3 Olico)
Ce n’est pas l’interdiction de modifier, mais l’obligation que toute modification se voie. Traçabilité, pas immuabilité.
Supports autorisés : l’article central
L’art. 9 al. 1 Olico distingue deux régimes :
« Sont autorisés pour la conservation de documents : a. les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables ; b. les supports d’information modifiables si : 1. des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées, 2. le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horodatage), 3. les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et 4. les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont également conservées. »
L’al. 2 tranche la question du matériel : sont réputés modifiables les supports qui « peuvent être modifiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même », et il cite expressément les disques durs et les disques à l’état solide.
Un PDF dans le Drive ne suffit donc pas. Un dossier Google Drive, un espace Notion, un NAS, un bucket en configuration standard reposent tous sur du support modifiable. Le régime applicable est celui de la let. b, dont les quatre conditions sont cumulatives — et un PDF déposé dans un dossier partagé n’en remplit aucune : n’importe quel compte autorisé peut le remplacer par une version identique en apparence, la date affichée est celle du système de fichiers, rien n’est consigné.
Ce qui rapproche du texte : un outil de facturation ou une comptabilité en ligne qui journalise chaque écriture, verrouille les documents émis, horodate et conserve ses logs ; ou un dépôt à écriture unique (WORM) avec horodatage. La différence n’est pas le prix, c’est la preuve de l’instant et de l’intégrité.
Disponibilité, documentation, migration
Disponibilité : jusqu’à la fin du délai, toute personne autorisée doit pouvoir consulter et vérifier les livres « en tout temps et dans un délai raisonnable » (art. 6 al. 1 Olico) ; l’al. 3 lui permet d’exiger qu’ils soient rendus lisibles sans instruments auxiliaires. Un format propriétaire lisible uniquement dans un SaaS que vous ne payez plus est un problème juridique, pas seulement technique.
Documentation : l’art. 4 Olico impose de consigner dans des instructions de travail l’organisation, les compétences, les procédures et l’infrastructure utilisées, « de manière à ce que les livres et les pièces comptables puissent être compris ». Deux pages suffisent ; encore faut-il qu’elles existent. Migration : l’art. 10 exige un contrôle régulier de l’intégrité et de la lisibilité et impose que « le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet d’un procès-verbal ». Si vous changez d’outil en 2028, ce procès-verbal fait partie de l’archive.
Les autres durées qui concernent une PME numérique
| Quoi | Combien de temps | Base | Sous quelle forme |
|---|---|---|---|
| Livres et pièces comptables | Dix ans dès la fin de l’exercice | Art. 958f al. 1 CO | Papier, électronique ou forme équivalente, aux conditions de l’Olico |
| Rapport de gestion, rapport de révision | Dix ans | Art. 958f al. 1 et 2 CO | Un exemplaire imprimé et signé |
| Registres de la durée du travail | Cinq ans au minimum dès l’expiration de leur validité | Art. 73 al. 2 OLT 1 | Libre ; contenu imposé par l’al. 1 |
| Documents TVA | Jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale | Art. 70 al. 2 et 42 al. 6 LTVA | Forme non papier admise aux conditions fixées par le Conseil fédéral |
| Documents immobiliers (dégrèvement ultérieur, prestation à soi-même) | Vingt ans | Art. 70 al. 3 LTVA | Idem |
| Pièces relatives aux cotisations AVS | Non vérifiée dans le RAVS | RS 831.101 | — |
| Données personnelles | Aucune durée légale : suppression dès la finalité atteinte | Art. 6 al. 4 LPD | Destruction ou anonymisation |
Durée du travail : cinq ans, et un contenu imposé
L’art. 73 al. 1 OLT 1 impose un contenu précis : identité du travailleur, début et fin des rapports de service, durées quotidienne et hebdomadaire du travail effectivement fourni avec leurs coordonnées temporelles, jours de repos, pauses d’une demi-heure ou plus, suppléments prescrits. Puis :
« Les registres et autres pièces sont conservés pendant un minimum de cinq ans à partir de l’expiration de leur validité. » (art. 73 al. 2 OLT 1)
« Un minimum » : cinq ans est un plancher. Et le point de départ n’est pas la fin de l’exercice, mais l’expiration de la validité de la pièce.
TVA : la durée est un renvoi, pas un chiffre
L’art. 70 al. 2 LTVA n’annonce pas « dix ans » : il impose de conserver livres, pièces justificatives et papiers d’affaires jusqu’à l’expiration du délai de prescription absolue de la créance fiscale, en renvoyant à l’art. 42 al. 6 LTVA. Le résultat rejoint le CO. L’exception est immobilière : les documents nécessaires au calcul du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable et de la prestation à soi-même sur des biens immobiliers se conservent vingt ans (al. 3). Une agence qui achète ses locaux sort des dix ans pour ce dossier-là.
AVS : ce que nous n’avons pas vérifié
Nous n’avons pas pu lire le RAVS (RS 831.101) et ne donnons donc aucune durée sur cette base. Ce n’est pas une lacune pratique : la comptabilité des salaires est un livre auxiliaire au sens de l’art. 1 Olico, et décomptes et certificats de salaire sont des pièces comptables — donc dix ans (art. 958f al. 1 CO). Pour la durée propre au RAVS, interrogez votre caisse de compensation.
La tension : garder dix ans, ne pas garder au-delà du nécessaire
La LPD dit l’inverse du droit comptable :
« Elles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement. » (art. 6 al. 4 LPD)
Les deux règles se concilient à une condition : ne pas confondre le périmètre. Une obligation légale de conservation est une finalité de traitement en soi ; tant qu’elle court, les données concernées restent nécessaires. Mais elle ne couvre que les pièces concernées. La facture adressée à un client, oui. Sa fiche dans votre CRM, avec l’historique des relances, les notes d’appel, le score d’engagement et trois contacts partis depuis : non. Rien dans le CO n’impose de garder cela dix ans, et l’art. 6 al. 4 LPD impose de le supprimer une fois la relation éteinte.
Le CO oblige à conserver des documents ; la LPD interdit de conserver des bases vivantes sans raison. L’architecture qui réconcilie les deux est écrite dans l’Olico : l’art. 7 impose de séparer les informations archivées des informations actuelles, l’art. 8 exige un inventaire, une protection contre les accès non autorisés et l’enregistrement des consultations. Une archive comptable froide et restreinte d’un côté, des outils opérationnels purgés de l’autre.
Le cas du cloud
Ni le CO ni l’Olico n’exigent que les archives soient physiquement en Suisse. Ils exigent la disponibilité de l’art. 6 Olico : produire, lors d’un contrôle TVA ou d’employeur, des documents lisibles et vérifiables dans un délai raisonnable, avec le personnel et les instruments nécessaires. Un hébergeur étranger n’est pas interdit ; une archive dont vous ne pouvez pas extraire un exercice complet en quelques jours l’est en pratique.
Reste le risque que personne ne contractualise : la fermeture du compte. Litige, facture impayée, changement de conditions, faillite du fournisseur — l’obligation de conserver dix ans, elle, reste la vôtre. Trois clauses à exiger : préavis avec fenêtre d’export, format d’export documenté et réutilisable sans l’outil, restitution intégrale en fin de contrat. Et une copie de l’archive hors du fournisseur principal, contrôlée périodiquement (art. 10 al. 1 Olico). Héberger hors de Suisse pose en outre la question distincte du transfert de données personnelles, que nous avons traitée dans notre article sur les transferts hors de Suisse.
Checklist : quoi, combien de temps, sous quelle forme, où
- Inventoriez vos dépôts réels : facturation, fiduciaire, Drive, Notion, e-mail, messagerie d’équipe, banque en ligne. Une pièce qui n’existe que dans un fil de discussion n’est pas archivée.
- Prenez la date de bouclement comme point de départ des délais comptables, et calculez le premier exercice destructible.
- Sortez le rapport de gestion du numérique : un exemplaire imprimé et signé par exercice, avec le rapport de révision s’il existe, dans un lieu identifié.
- Qualifiez votre support principal. S’il est modifiable — c’est presque toujours le cas —, vérifiez les quatre conditions de l’art. 9 al. 1 let. b Olico : intégrité, horodatage, prescriptions du procédé, procédures et logs conservés.
- Rédigez les instructions de travail de l’art. 4 Olico : qui archive quoi, avec quel outil, sous quel format, qui y accède, qui contrôle.
- Séparez l’archive des outils vivants (art. 7 et 8 Olico) ; programmez le contrôle annuel de lisibilité et le procès-verbal de migration (art. 10).
- Écrivez une politique de suppression pour le non-comptable : CRM, candidatures non retenues, logs applicatifs, sauvegardes. C’est l’art. 6 al. 4 LPD, et la bonne réponse y est d’effacer.
- Testez la sortie chaque année : extrayez un exercice complet et ouvrez-le sans l’outil qui l’a produit.
Sources primaires
- Code des obligations, RS 220 — art. 957, 957a et 958f, lus dans l’acte qui les a introduits : loi fédérale du 23 décembre 2011 (Droit comptable), RO 2012 6679, en vigueur depuis le 1er janvier 2013.
- Olico, RS 221.431 — ordonnance du 24 avril 2002, état le 1er janvier 2013, art. 1 à 10.
- OLT 1, RS 822.111 — art. 73 (ordonnance 1 du 10 mai 2000, RO 2000 1581).
- LTVA, RS 641.20 — art. 70 et 42 al. 6 (RO 2009 5203 ; consolidé, état le 1er janvier 2025).
- LPD, RS 235.1 — art. 6 al. 3 et 4, état le 7 juillet 2025.
- RAVS, RS 831.101 — texte non consultable (voir avertissement).
Avertissement — La FVN est une fédération professionnelle, pas une étude d’avocats. Ce texte est une information générale arrêtée au 18 mai 2026 ; il ne remplace ni un conseil juridique ni l’avis de votre organe de révision. Ce que nous n’avons pas vérifié, nommément : (1) la durée propre au RAVS (RS 831.101) pour les pièces AVS — le texte n’a pas pu être lu et aucune durée n’est donnée sur cette base ; (2) l’état en vigueur des art. 957, 957a et 958f CO — le CO n’étant pas restituable au-delà de ses premiers articles par nos moyens, les passages cités proviennent du RO 2012 6679, sans contrôle d’une modification postérieure ; (3) l’état en vigueur de l’art. 73 OLT 1 — le passage cité provient du RO 2000 1581 ; la liste de l’al. 1 peut avoir été complétée depuis ; (4) le texte français de l’art. 70 LTVA — seule la version italienne du Recueil officiel a pu être lue ; ce qui en est rapporté ici est une reformulation, non une citation ; (5) l’état de l’Olico postérieur au 1er janvier 2013. Adressez-vous à votre caisse de compensation pour l’AVS, à l’Administration fédérale des contributions pour la TVA, à votre organe de révision ou à un mandataire qualifié pour l’architecture d’archivage.
