TLDR — Le dossier du personnel n’est pas la propriété de l’employeur au sens où on l’entend : « Nul ne peut renoncer par avance au droit d’accès » (art. 25 al. 5 LPD), les renseignements sont fournis gratuitement (art. 25 al. 6 LPD) et « dans les 30 jours suivant la réception de la demande » (art. 18 al. 1 OPDo). Une participation aux frais n’est possible qu’en cas d’efforts disproportionnés, pour 300 francs au maximum (art. 19 OPDo). Le filtre applicable aux données RH est plus étroit que la LPD générale : l’art. 328b CO ne tolère le traitement que « dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail ». Refuser, restreindre ou différer reste possible (art. 26 LPD), à condition d’indiquer le motif dans le même délai. Les dossiers des candidats écartés doivent être restitués et les copies détruites, sauf consentement exprès à une conservation de durée fixée d’avance. Durées : livres et pièces comptables dix ans (art. 958f CO), registres de la durée du travail cinq ans (art. 73 al. 2 OLT 1), le reste détruit « dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement » (art. 6 al. 4 LPD). Certificat de travail : complet par défaut, simple sur demande expresse du travailleur (art. 330a CO), véridique, bienveillant, sans langage codé.
Le scénario est toujours le même. Un développeur part, la séparation n’est pas chaleureuse, et trois semaines plus tard arrive un courriel : « Je vous demande une copie de l’intégralité des données personnelles me concernant que vous traitez. » Variante : un candidat écarté après trois entretiens demande ce que vous avez noté sur lui. La réponse spontanée d’une PME numérique mélange deux réflexes — « le dossier RH est à nous » et « on envoie ce qu’on veut bien ». Les deux sont faux, et le second coûte plus cher.
La croyance à corriger : « le dossier RH appartient à l’employeur »
Le support appartient à l’entreprise ; les données, non. La LPD ne raisonne pas en propriété mais en responsabilité : vous êtes responsable du traitement, le collaborateur est la personne concernée, et cette qualité lui ouvre un droit que vous ne pouvez pas neutraliser à l’avance.
« Nul ne peut renoncer par avance au droit d’accès. » (art. 25 al. 5 LPD)
Dix mots qui règlent une bonne partie des discussions. Une clause du contrat, du règlement du personnel ou d’une convention de départ qui prétend écarter ce droit est sans effet. Et l’accès ne se facture pas : « Le responsable du traitement fournit gratuitement les renseignements demandés » (art. 25 al. 6 LPD). L’exception des efforts disproportionnés est plafonnée à 300 francs (art. 19 al. 1 et 2 OPDo), le montant doit être annoncé avant la réponse, et à défaut de confirmation dans les dix jours la demande est réputée retirée sans frais (art. 19 al. 3 OPDo).
La croyance symétrique — « il a droit à tout » — est fausse aussi : l’art. 26 LPD organise des refus. Mais avant d’y arriver, le droit du travail impose une limite en amont, que peu d’entreprises ont lue.
L’art. 328b CO : un filtre plus étroit que la LPD
« L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. » (art. 328b CO, texte reproduit par le PFPDT)
Deux titres d’admissibilité, et deux seulement. Le PFPDT précise que cette disposition concrétise le principe de proportionnalité et qu’elle ne se contourne pas par le consentement : dans un rapport de subordination, un accord signé à l’embauche ne rend pas licite une donnée hors périmètre. L’art. 328b CO prolonge l’art. 328 CO, qui impose de respecter la personnalité du travailleur.
| Dans le périmètre de l’art. 328b CO | Hors périmètre, sauf motif démontrable |
|---|---|
| Contrat, avenants, taux d’occupation, salaire, décomptes | Endettement, revenu du conjoint, patrimoine |
| Formation, certificats, évaluations de performance | Opinions politiques, appartenance syndicale, religion |
| Absences, vacances, attestations d’aptitude | Diagnostic médical détaillé |
| Avertissements, correspondance employeur-employé | Vie privée hors travail, loisirs, relations personnelles |
| Registres de la durée du travail imposés par la LTr | Géolocalisation, surveillance permanente du comportement |
Le raisonnement se fait en deux temps, dans cet ordre. La donnée passe-t-elle le filtre de l’art. 328b CO ? Si oui, le traitement respecte-t-il les principes de l’art. 6 LPD — licéité, bonne foi, proportionnalité, finalité reconnaissable, exactitude, destruction dès que les données ne sont plus nécessaires ? Une donnée peut être parfaitement « conforme LPD » et rester illicite en droit du travail : c’est l’angle mort des équipes qui ont fait leur mise en conformité en pensant aux clients.
Ce que doit contenir la réponse
L’art. 25 al. 2 LPD ne se satisfait pas d’un « oui, nous traitons vos données ». La personne reçoit dans tous les cas l’identité du responsable du traitement, les données traitées en tant que telles, la finalité, la durée de conservation ou les critères pour la fixer, l’origine des données non collectées auprès d’elle, l’existence d’une décision individuelle automatisée et sa logique, enfin les destinataires ou catégories de destinataires — avec les indications de l’art. 19 al. 4 LPD en cas de communication à l’étranger.
« En tant que telles » signifie le contenu, pas une description du contenu : une note d’entretien annuel se remet, elle ne se résume pas. La liste des destinataires vise vos outils — SIRH, outil de recrutement, prestataire de paie. Avoir externalisé ne déplace rien : le responsable « qui fait traiter des données personnelles par un sous-traitant demeure tenu de fournir les renseignements demandés » (art. 25 al. 4 LPD).
| Point | Règle | Base |
|---|---|---|
| Forme de la demande | Par écrit ; oralement si vous l’acceptez ; voie électronique admise | art. 16 al. 1 et 3 OPDo |
| Forme de la réponse | Par écrit ou dans le format d’origine ; consultation sur place d’entente | art. 16 al. 2 OPDo |
| Identification | Mesures adéquates à votre charge ; la personne doit coopérer | art. 16 al. 5 OPDo |
| Délai | 30 jours dès réception ; sinon informer du délai dans lequel la réponse suivra | art. 18 al. 1 et 2 OPDo |
| Coût | Gratuit ; 300 francs au maximum si efforts disproportionnés | art. 25 al. 6 LPD ; art. 19 OPDo |
| Renonciation anticipée | Impossible | art. 25 al. 5 LPD |
Ce que vous pouvez refuser — et comment
L’art. 26 al. 1 LPD permet de refuser, restreindre ou différer lorsqu’une loi au sens formel le prévoit, notamment pour protéger un secret professionnel ; lorsque les intérêts prépondérants d’un tiers l’exigent ; ou lorsque la demande est manifestement infondée ou procédurière. Une personne privée dispose d’un motif supplémentaire, doublement conditionné : ses intérêts prépondérants doivent l’exiger et elle ne doit pas communiquer les données à un tiers (art. 26 al. 2 let. a LPD), les sociétés d’un même groupe n’étant pas des tiers (art. 26 al. 3 LPD).
En RH, le cas courant est l’intérêt d’un tiers : un collègue qui a signalé un comportement, un client qui s’est plaint. Vous caviardez ce qui identifie ce tiers, vous ne supprimez pas la substance de la donnée qui concerne votre collaborateur. Un refus se motive — « Le responsable du traitement indique le motif pour lequel il refuse, restreint ou diffère la communication des informations » (art. 26 al. 4 LPD) — et se communique dans les mêmes 30 jours (art. 18 al. 3 OPDo). Le silence est une violation, pas une tactique. Le PFPDT admet enfin une réserve étroite pour « les notes établies à des fins personnelles et qui ne sont pas communiquées à des tiers » : une note versée au dossier, partagée avec un second responsable ou utilisée pour fonder une décision n’en est plus une.
Le recrutement : ce qui se demande, ce qui se garde
La phase de recrutement subit le même filtre alors qu’aucun contrat n’existe encore. Le guide du PFPDT admet sans réserve les questions sur la formation, le parcours et les perspectives professionnels. Le revenu actuel, un endettement, une maladie ou une grossesse ne peuvent être abordés que si des raisons particulières l’exigent au vu du poste ; l’origine, les convictions ou l’appartenance à une association, que si l’idéologie de l’entreprise le justifie. Le guide qualifie la question sur une grossesse éventuelle de discriminatoire, donc inadmissible sauf risque objectif pour la santé, et reconnaît au candidat le droit de répondre faussement à une question non autorisée.
Les prises de références obéissent à une règle souvent ignorée : l’employeur potentiel « doit obtenir préalablement le consentement du candidat », et les renseignements obtenus « doivent porter exclusivement sur les indications déterminantes pour l’activité considérée ». Appeler un ancien employeur figurant sur un CV n’est pas un consentement implicite. Notez la date, la personne contactée, le périmètre convenu.
La recherche du candidat en ligne a pour limite l’art. 328b CO : ce qui est consultable n’est pas pour autant traitable. Un profil professionnel public entre dans le périmètre ; un compte privé, des photos de vacances, des opinions politiques, une vie associative n’y entrent pas, même accessibles sans mot de passe. Le critère n’est pas l’accessibilité de l’information, c’est son lien avec l’aptitude à remplir l’emploi — et ce que vous consultez hors périmètre, vous ne l’enregistrez pas, ne le versez pas au dossier et ne le mentionnez pas dans un compte rendu d’entretien.
Le sort des candidatures écartées est la faute la plus répandue dans les petites structures, où le vivier de CV passe pour un actif. Le PFPDT est explicite : « À l’issue de la procédure de sélection, les documents soumis par les personnes dont la candidature a été écartée doivent leur être restitués et les copies, s’il en existe, détruites immédiatement. » Une conservation reste possible, mais avec le consentement du candidat et pour « une période déterminée à l’avance ». Un outil de recrutement qui garde tous les profils par défaut vous met en infraction sans que personne ne s’en aperçoive.
Le certificat de travail (art. 330a CO)
Le travailleur peut demander en tout temps un certificat portant sur la nature et la durée des rapports de travail ainsi que sur la qualité de son travail et sa conduite : c’est le certificat complet. Sur sa demande expresse, il se limite à la nature et à la durée des rapports de travail : c’est le certificat simple. Le choix appartient au travailleur. Selon le SECO, le droit se prescrit par dix ans dès la fin des rapports de travail, et un certificat intermédiaire peut être demandé en cours d’emploi.
Trois exigences se combinent : véracité, bienveillance dans les limites du devoir de vérité, complétude. Le SECO y ajoute une interdiction explicite, celle des « formulations ambiguës et du recours à un langage codé » dissimulant des messages négatifs ; ch.ch la formule dans les mêmes termes. Le certificat codé est donc doublement problématique : il viole l’exigence de clarté du droit du travail, et il constitue un traitement déloyal au sens de l’art. 6 al. 2 LPD, puisqu’il communique à des tiers une appréciation que la personne concernée n’est pas en mesure de reconnaître. L’intéressé peut au surplus exiger la rectification d’une donnée inexacte (art. 32 al. 1 LPD) ou, si l’exactitude ne peut être établie, la mention de son caractère litigieux (art. 32 al. 3 LPD). Le langage codé n’est pas une protection, c’est une exposition.
Combien de temps garder quoi
Le principe est celui de l’art. 6 al. 4 LPD : les données « sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ». Il ne cède que devant une obligation légale de conservation, et il n’y en a pas tant que cela.
| Catégorie | Durée | Base |
|---|---|---|
| Livres et pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision — donc décomptes de salaire et justificatifs | Dix ans, dès la fin de l’exercice | art. 958f CO |
| Registres de la durée du travail et pièces au sens de l’art. 46 LTr | « Un minimum de cinq ans à partir de l’expiration de leur validité » | art. 73 al. 2 OLT 1 |
| Données RH sans obligation légale spécifique | Au cas par cas, « généralement fixée à 5 ans », dix à titre exceptionnel | PFPDT, guide secteur du travail |
| Dossiers de candidats écartés | Restitution, destruction immédiate des copies, sauf consentement pour une durée fixée d’avance | PFPDT, guide secteur du travail |
| Le reste après le départ | Seules les données indispensables : obligation légale, ou intérêt du collaborateur — établir un certificat, par exemple | art. 6 al. 4 LPD ; PFPDT |
Ce qui n’a aucune raison de survivre au départ : les entretiens d’évaluation au-delà de ce qui sert à établir un certificat, les notes disciplinaires sans objet, les fils de messagerie instantanée, les journaux d’accès nominatifs, les tests de recrutement, les données de santé au-delà de l’attestation d’aptitude. Une entreprise incapable de dire pourquoi elle garde une pièce ne peut pas non plus satisfaire l’art. 25 al. 2 let. d LPD.
Registre, analyse d’impact, sous-traitance
Trois obligations que la RH déclenche souvent, et que cet article ne développe pas. Le registre des activités de traitement est dû par principe (art. 12 LPD), mais les entreprises de droit privé de moins de 250 collaborateurs au 1er janvier en sont déliées, sauf données sensibles à grande échelle ou profilage à risque élevé (art. 24 OPDo) — deux exceptions qu’un dossier contenant des certificats médicaux ou un outil d’évaluation automatisé peut déclencher. L’analyse d’impact s’impose lorsque le traitement est susceptible d’entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux (art. 22 LPD), ce qui vise un scoring de candidats. Enfin, SIRH, outil de recrutement en mode SaaS et prestataire de paie sont des sous-traitants au sens de l’art. 9 LPD : contrat, garantie de sécurité, autorisation préalable pour toute sous-traitance ultérieure.
Ce qui doit être en place avant la prochaine demande
- L’inventaire de vos supports RH. SIRH, outil de recrutement, tableur de salaires, dossier partagé, messagerie du responsable. Une demande d’accès porte sur tout, pas sur le seul dossier officiel.
- Le tri du dossier existant au filtre de l’art. 328b CO. Ce qui ne porte ni sur les aptitudes ni sur l’exécution du contrat sort et est détruit maintenant : supprimer une donnée après réception d’une demande aggrave votre situation au lieu de la corriger.
- Une procédure d’accès écrite d’une page : qui reçoit, qui identifie le demandeur, qui rassemble, qui caviarde les tiers, qui signe — délai de 30 jours rappelé.
- Une politique de conservation chiffrée par catégorie, alignée sur les dix ans de l’art. 958f CO et les cinq ans de l’art. 73 al. 2 OLT 1, avec une purge datée pour le reste.
- Le réglage de votre outil de recrutement : suppression automatique des candidatures écartées, consentement explicite et durée annoncée pour celles que vous conservez.
- Un modèle de prise de références avec consentement préalable daté, et un modèle de certificat sans formule codée laissant au collaborateur le choix entre certificat complet et certificat simple.
Sources primaires
- LPD, RS 235.1, état le 7 juillet 2025 — art. 6, 8, 9, 12, 19, 22, 25, 26, 30, 32.
- OPDo, RS 235.11, état le 1er septembre 2023 — art. 14, 16, 17, 18, 19, 24.
- OLT 1, RS 822.111, état le 1er septembre 2024 — art. 73, en relation avec l’art. 46 LTr.
- CO, RS 220, état le 1er janvier 2026 — art. 328, 328b, 330a, 958f.
- PFPDT, « Traitement des données par l’employeur », « Différentes étapes de la relation de travail » et « Guide relatif au traitement des données personnelles dans le secteur du travail — personnes privées », octobre 2014.
- SECO, FAQ sur le certificat de travail (droit privé du travail).
- ch.ch, « Certificat de travail en Suisse ».
- Portail PME de la Confédération, « Conservation électronique des livres de comptes ».
- Ville de Lausanne, « Traitement des données personnelles » (règles du contrat de travail).
Avertissement — La FVN est une fédération professionnelle, pas une étude d’avocats. État des textes au 25 août 2026 : LPD « état le 7 juillet 2025 », OPDo « état le 1er septembre 2023 », OLT 1 « état le 1er septembre 2024 », CO « état le 1er janvier 2026 ». N’ont pas pu être vérifiés : le texte verbatim des art. 328, 328b, 330a et 958f CO dans le fichier consolidé de Fedlex, celui-ci n’ayant pu être lu par notre méthode d’accès que jusqu’à l’art. 191 en HTML et l’art. 169 en PDF — l’art. 328b est cité d’après le PFPDT, dont la formulation coïncide mot pour mot avec celle publiée par la Ville de Lausanne, et la substance des art. 328, 330a et 958f est restituée d’après le PFPDT, le SECO, ch.ch et le portail PME ; l’existence d’une version consolidée de l’OPDo postérieure au 1er septembre 2023 ; l’existence d’une prise de position du PFPDT postérieure à la LPD révisée sur la recherche de candidats sur les réseaux sociaux, le guide consulté datant d’octobre 2014 et renvoyant encore à l’art. 8 de l’ancienne LPD, aujourd’hui art. 25 ; la prescription de dix ans du droit au certificat de travail, indiquée par le SECO mais non vérifiée dans le texte du CO ; l’application éventuelle d’une convention collective à votre entreprise. Faites relire votre politique de conservation, vos clauses de recrutement et vos modèles de certificat par un mandataire qualifié, et adressez vos questions de principe au PFPDT.
