TLDR — Le règlement d’entreprise de la loi sur le travail n’est obligatoire que dans les entreprises industrielles (art. 37 al. 1 LTr), caractère qui suppose une décision d’assujettissement de l’autorité cantonale (art. 5 al. 1 LTr). Une agence web, un éditeur SaaS ou une société de conseil IT vaudoise n’y entre en principe pas : aucun règlement obligatoire, et la faculté d’en imposer un aux entreprises non industrielles par ordonnance (art. 37 al. 2 LTr) n’a jamais été utilisée dans l’OLT 1, comme le relève le SECO. Ce qui vous protège est autre chose : une directive informatique fondée sur le pouvoir d’instruction de l’employeur (art. 321d CO) — usage privé du matériel, messagerie, cloud personnel, télétravail, appareils personnels, restitution du matériel — et annonçant préalablement toute surveillance, sans quoi celle-ci est illicite : l’art. 26 al. 1 OLT 3 interdit les systèmes destinés à surveiller le comportement des travailleurs à leur poste de travail, et l’art. 328b CO limite le traitement des données aux aptitudes du travailleur et à l’exécution du contrat. Si vous adoptez tout de même un règlement LTr : audition dans les quatre semaines (art. 67 OLT 1), remise à l’autorité cantonale (art. 68 al. 2 OLT 1), effet contraignant seulement dès la publicité interne (art. 39 al. 2 LTr). La représentation élue suppose 50 travailleurs (art. 3 LPart) ; en dessous, information et consultation s’exercent directement (art. 4 LPart).
Deux documents, deux logiques opposées
On appelle « règlement intérieur » un document maison qui mélange horaires, usage du Wi-Fi, télétravail et interdiction d’installer des logiciels, puis on lui prête une autorité qu’il n’a pas. Or il existe deux objets distincts. Le règlement d’entreprise des art. 37 à 39 LTr est un instrument de droit public du travail, prescrit par la loi, soumis à une procédure encadrée et remis à l’autorité cantonale. La charte informatique est un instrument privé, que l’employeur édicte seul en vertu de son pouvoir de donner des instructions.
| Critère | Règlement d’entreprise (LTr) | Directive ou charte informatique |
|---|---|---|
| Base légale | Art. 37 à 39 LTr ; art. 67 et 68 OLT 1 | Art. 321d CO |
| Obligatoire ? | Oui dans l’entreprise industrielle (art. 37 al. 1 LTr) ; volontaire ailleurs (art. 37 al. 3) | Jamais, mais indispensable en pratique |
| Contenu imposé | Santé, prévention des accidents, ordre intérieur, comportement (art. 38 al. 1 LTr) | Libre, dans les limites du contrat, de la LPD et de l’art. 328 CO |
| Procédure | Accord avec une délégation élue, ou texte unilatéral après audition (art. 37 al. 4 LTr) | Décision de l’employeur |
| Contrôle étatique | Remise à l’autorité cantonale (art. 39 al. 1 LTr) | Aucun dépôt, aucun visa |
| Effet | Dès qu’il a été rendu public dans l’entreprise (art. 39 al. 2 LTr) | Dès sa communication, à prouver |
| Sanctions disciplinaires | Seulement si le règlement les prévoit « d’une manière convenable » (art. 38 al. 1 LTr) | Avertissement ; sanction pécuniaire douteuse |
Qui doit vraiment avoir un règlement d’entreprise
« Toute entreprise industrielle est tenue d’avoir un règlement d’entreprise. »
C’est l’art. 37 al. 1 LTr. Toute la question est donc de savoir ce qu’est une entreprise industrielle. La réponse figure à l’art. 5 LTr et comporte deux étages. Le premier est formel :
« Les prescriptions spéciales de la présente loi relatives aux entreprises industrielles ne sont applicables à une entreprise ou à certaines parties d’une entreprise qu’en vertu d’une décision d’assujettissement rendue par l’autorité cantonale. »
Le second est matériel : sont réputées industrielles, selon l’art. 5 al. 2 LTr, « les entreprises qui font usage d’installations fixes à caractère durable pour produire, transformer ou traiter des biens ou pour produire, transformer ou transporter de l’énergie », si l’une de trois conditions est remplie — machines ou opérations en série déterminant l’organisation du travail avec au moins six travailleurs, procédés automatiques déterminants, ou dangers particuliers pour la vie ou la santé.
La conclusion honnête pour une PME numérique
Produire du code, héberger une application, conseiller un client sur son architecture : rien de cela ne consiste à produire, transformer ou traiter des biens, ni à produire ou transporter de l’énergie. Une agence web, un studio de développement, un éditeur SaaS ou une société de conseil IT vaudoise n’est en principe pas une entreprise industrielle et n’a donc aucun règlement d’entreprise obligatoire.
Reste l’art. 37 al. 2 LTr, qui permet d’imposer un règlement à des entreprises non industrielles par ordonnance « en tant que la nature de l’entreprise ou le nombre des travailleurs le justifient ». Le commentaire du SECO relatif à l’art. 37 LTr indique que cette possibilité n’a jamais été utilisée dans l’OLT 1 : il n’existe donc, aujourd’hui, aucune ordonnance imposant un règlement d’entreprise à une PME numérique.
Reste la voie volontaire de l’art. 37 al. 3 LTr : les entreprises non industrielles peuvent, « en se conformant au présent chapitre », établir un règlement. Qui choisit cette voie prend tout le chapitre, audition et remise à l’autorité comprises. Attention : votre société reste pleinement soumise à la LTr et à ses ordonnances ; seules les prescriptions spéciales pour l’industrie — dont l’approbation préalable des plans de locaux par la DGEM, art. 38 et 39 OLT 4 — ne vous concernent pas.
Si vous en établissez un : contenu, procédure, dépôt
Le contenu minimal figure à l’art. 38 al. 1 LTr :
« Le règlement d’entreprise doit contenir des dispositions sur la protection de la santé et la prévention des accidents et, en tant qu’il est nécessaire, sur l’ordre intérieur et le comportement des travailleurs dans l’entreprise ; des sanctions disciplinaires ne peuvent être infligées qu’au cas et dans la mesure où le règlement d’entreprise le prévoit d’une manière convenable. »
Le règlement conventionnel peut régler d’autres rapports entre employeur et travailleurs, hors des questions usuellement réglées par convention collective (art. 38 al. 2 LTr). Mais son contenu « ne doit pas être contraire au droit impératif ni aux conventions collectives de travail qui lient l’employeur » (art. 38 al. 3 LTr) — ce qui ruine l’idée qu’un règlement puisse autoriser ce que la loi interdit.
La procédure de l’art. 37 al. 4 LTr est précisée par l’art. 67 OLT 1. Soit l’employeur convient par écrit du texte avec une délégation librement élue — l’élection étant réputée libre lorsqu’elle a lieu « conformément aux art. 5 à 7 de la loi du 17 décembre 1993 sur la participation ». Soit il l’établit seul :
« Lorsque l’employeur établit lui-même le règlement d’entreprise, il en affiche le projet dans l’entreprise, à un endroit bien en vue, ou le distribue aux travailleurs. Il est tenu d’entendre les travailleurs dans les quatre semaines, à moins qu’ils ne lui aient communiqué leur avis par écrit. »
Le SECO le précise : l’audition est une consultation, l’employeur n’est pas tenu d’adapter son texte aux remarques. Mais il est tenu de la conduire.
| Étape | Base légale | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Convention ou texte unilatéral | Art. 37 al. 4 LTr | Délégation élue selon les art. 5 à 7 LPart |
| Affichage ou distribution du projet | Art. 67 OLT 1 | Endroit bien en vue, ou remise individuelle |
| Audition des travailleurs | Art. 67 OLT 1 | Quatre semaines, sauf avis écrit reçu |
| Remise à l’autorité cantonale | Art. 39 al. 1 LTr ; art. 68 al. 2 OLT 1 | Non-conformité : procédure de l’art. 51 LTr |
| Publicité dans l’entreprise | Art. 39 al. 2 LTr ; art. 68 al. 1 OLT 1 | Avant cela, le règlement ne lie personne |
Le texte est net : « Le règlement lie l’employeur et les travailleurs dès qu’il a été rendu public dans l’entreprise. » Un règlement resté dans un dossier partagé que personne n’ouvre n’a pas été rendu public. En cas de non-conformité, l’autorité avertit, puis rend une décision sous menace de la peine de l’art. 292 du code pénal (art. 51 LTr).
Ce qui vous protège réellement : la directive informatique
La charte informatique n’est pas un règlement LTr. C’est une directive fondée sur l’art. 321d CO : l’employeur peut établir des directives générales sur l’exécution du travail et la conduite des travailleurs dans son exploitation et donner des instructions particulières ; le travailleur les observe selon les règles de la bonne foi. Base étroite mais suffisante : elle ne permet pas de modifier le contrat, elle permet d’en organiser l’exécution. Une charte utile tranche, point par point, les questions qui se posent dans une équipe technique.
| Sujet | Ce que la charte doit trancher | Ancrage |
|---|---|---|
| Usage privé du matériel | Toléré ou non, dans quelle mesure, sur quels équipements | Art. 321d CO |
| Messagerie | Statut des messages privés, accès en cas d’absence ou de départ | Art. 328 et 328b CO |
| Cloud personnel, outils non validés | Interdiction ou liste blanche, sort des données clients | Art. 321a CO, LPD |
| Télétravail | Lieu, sécurisation du réseau, confidentialité, enregistrement de la durée du travail | LTr et OLT 1 |
| Appareils personnels (BYOD) | Admis ou non, cloisonnement, effacement à distance | Art. 328b CO, LPD |
| Restitution du matériel | Délai, procédure, effacement des données privées, comptes | Art. 339a CO |
| Surveillance | Quels journaux, à quelle fin, avec quelle granularité, qui y accède | Art. 26 OLT 3, art. 328b CO, art. 6 et 19 LPD |
La croyance fausse : « notre règlement nous autorise à lire les e-mails »
Le raisonnement paraît solide : le matériel appartient à l’entreprise, le règlement le dit, donc l’employeur peut regarder. Le droit suisse ne fonctionne pas ainsi.
« 1 Il est interdit d’utiliser des systèmes de surveillance ou de contrôle destinés à surveiller le comportement des travailleurs à leur poste de travail. 2 Lorsque des systèmes de surveillance ou de contrôle sont nécessaires pour d’autres raisons, ils doivent notamment être conçus et disposés de façon à ne pas porter atteinte à la santé et à la liberté de mouvement des travailleurs. »
C’est l’art. 26 OLT 3. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence en précise la portée : un système n’est prohibé que « s’il vise uniquement ou essentiellement à surveiller le comportement comme tel des travailleurs » ; il reste admissible s’il répond à « des raisons légitimes, tels des impératifs de sécurité ou des motifs tenant à l’organisation ou à la planification du travail », et doit être « proportionné au but poursuivi ». Le PFPDT qualifie l’analyse des données liées à Internet et à la messagerie d’« instrument de surveillance particulière intrusif » : la forme la moins intrusive prime, anonyme d’abord, nominale en dernier ressort.
Second verrou, l’art. 328b CO, cité par le PFPDT dans son guide sur le traitement des données dans le secteur du travail :
« L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. »
Troisième verrou, l’information préalable : le PFPDT recommande d’établir « un règlement d’utilisation de la surveillance avec un descriptif du fonctionnement, du mode et du moment de la surveillance ». La LPD va dans le même sens — traitement de bonne foi et proportionné, finalité reconnaissable (art. 6 LPD), devoir d’informer lors de la collecte (art. 19 LPD).
Trois conséquences. Une surveillance non annoncée est illicite, quel que soit le document interne qui prétend l’autoriser. Un règlement au sens de la LTr n’y changerait rien, son contenu ne devant pas être contraire au droit impératif (art. 38 al. 3 LTr). Et le consentement ne répare pas grand-chose : dans un rapport de subordination, la liberté de refuser est théorique.
Concrètement : journaliser les accès pour des raisons de sécurité, oui, si c’est annoncé et proportionné. Ouvrir la boîte nominative d’un collaborateur pour vérifier ce qu’il écrit, non. Pour l’absence imprévue, la procédure doit figurer d’avance dans la charte : redirection vers une adresse fonctionnelle, ouverture en présence d’un tiers, procès-verbal.
Participation des travailleurs : où se situe le seuil
La loi sur la participation s’applique « à toutes les entreprises privées qui, en Suisse, occupent des travailleurs en permanence » (art. 1 LPart). Elle n’impose aucun règlement, mais conditionne la manière d’associer l’équipe aux décisions.
| Situation | Ce que la loi prévoit | Référence |
|---|---|---|
| Moins de 50 travailleurs | Pas de représentation élue ; les droits d’information et de participation s’exercent directement | Art. 4 LPart |
| Au moins 50 travailleurs | Les travailleurs peuvent élire parmi eux des représentants | Art. 3 LPart |
| Toute entreprise soumise à la LTr | Information et consultation sur la santé et le temps de travail | Art. 48 al. 1 LTr |
Deux précisions pour une PME de vingt personnes. Le seuil de 50 travailleurs ouvre une faculté des travailleurs, pas une obligation de l’employeur ; et l’absence de représentation ne supprime pas les droits, qui s’exercent alors directement (art. 4 LPart). Les dérogations en défaveur des travailleurs ne sont admises que par convention collective, et exclues pour les art. 3, 6, 9, 10, 12 et 14 al. 2 let. b (art. 2 LPart).
Surtout, l’art. 48 al. 1 LTr donne aux travailleurs le droit d’être informés et consultés sur « les questions relatives à la protection de la santé » et sur « l’organisation du temps de travail et l’aménagement des horaires de travail », donc d’être entendus avant la décision (art. 48 al. 2 LTr). Une charte qui impose un outil de suivi du temps ou un dispositif de journalisation touche ces matières : consulter l’équipe avant de la publier n’est pas une gentillesse managériale.
Rendre la directive opposable : la forme fait la preuve
Le règlement LTr lie dès sa publicité interne ; la directive privée, elle, se prouve.
- Remise contre signature ou accusé de réception — papier ou validation horodatée dans l’outil RH. Conservez la trace, pas seulement le document.
- Référence dans le contrat de travail — une clause qui désigne la charte par sa version et sa date et confirme sa remise. C’est elle qui la rend opposable dès le premier jour.
- Versionnage daté — numéro, date d’entrée en vigueur, archivage des versions antérieures : un litige porte sur l’état du document à une date donnée.
- Notification des modifications — individuelle, et non un dépôt silencieux sur l’intranet.
Modifier une directive en défaveur du travailleur
Tant que la directive organise l’exécution du travail, l’employeur peut la modifier unilatéralement dans les limites de l’art. 321d CO. Mais dès qu’une disposition touche un élément contractuel — indemnité, prise en charge de frais, droit acquis en matière de télétravail, durée du travail —, une mise à jour ne suffit plus : il faut l’accord du travailleur ou, à défaut, résilier le contrat en offrant sa poursuite à des conditions modifiées. C’est le congé-modification, qui suppose le respect du délai de congé (art. 335 et 335c CO) et reste soumis à la protection contre le congé abusif (art. 336 CO). Rédigez donc la charte en conséquence : celle qui fixe une indemnité de télétravail devient très difficile à faire évoluer.
Trois choses à faire ce mois-ci
- Qualifiez votre situation par écrit. « Nous ne sommes pas une entreprise industrielle au sens de l’art. 5 LTr et n’avons reçu aucune décision d’assujettissement ; nous n’avons donc pas de règlement obligatoire au sens de l’art. 37 al. 1 LTr. » Datée et classée, cette ligne vous évitera de refaire le raisonnement à chaque audit client.
- Relisez votre charte avec une seule question : qu’est-ce qui est annoncé ? Listez tout ce qui produit des données sur les collaborateurs — journaux d’accès, MDM, antivirus centralisé, VPN, badge. Pour chacun : finalité, données collectées, durée de conservation, qui y accède. Ce qui n’est pas annoncé doit l’être, ou être désactivé.
- Réglez la messagerie avant le prochain départ. Écrivez la procédure d’accès à une boîte nominative en cas d’absence ou de sortie : redirection, délai de conservation, présence d’un tiers, information préalable. Faites signer la version datée à toute l’équipe et ajoutez la clause de renvoi au modèle de contrat.
Sources primaires
- Loi sur le travail (LTr), RS 822.11, état le 1er septembre 2023 — art. 1, 2, 3, 5, 6, 37, 38, 39, 48, 51 (Fedlex, eli/cc/1966/57_57_57).
- Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1), RS 822.111, état le 1er novembre 2021 — art. 67 et 68 (Fedlex, eli/cc/2000/243).
- Ordonnance 3 relative à la loi sur le travail (OLT 3), RS 822.113, version consolidée état le 1er mai 2010 — art. 26 (Fedlex, eli/cc/1993/2553_2553_2553).
- Loi sur la participation (LPart), RS 822.14, état le 1er janvier 2011 — art. 1, 2, 3, 4, 9, 10, 11, 14 (Fedlex, eli/cc/1994/1037_1037_1037).
- Code des obligations, RS 220 — art. 321a, 321d, 328, 328b, 335, 335c, 336, 339a ; art. 328b lu dans la citation qu’en fait le PFPDT.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD), RS 235.1, état le 1er septembre 2023 — art. 6 et 19 (Fedlex, eli/cc/2022/491).
- SECO, Commentaire de la loi sur le travail, art. 37 « Établissement du règlement », art. 38 « Contenu », art. 39 « Contrôle, effets ».
- PFPDT, « Moyens techniques de surveillance sur le lieu de travail » ; « Guide pour le traitement des données personnelles dans le secteur du travail — personnes privées ».
- État de Vaud, DGEM, page « Santé et sécurité au travail » : approbation des plans pour les entreprises industrielles (art. 5 LTr ; art. 38 et 39 OLT 4) ; Inspection du travail Lausanne pour la commune de Lausanne.
Avertissement — La FVN est une fédération professionnelle, pas une étude d’avocats. Cet article reflète l’état des textes consultés le 25 août 2026 et ne remplace pas un avis juridique. Ce que nous n’avons pas pu vérifier, nommément : le code des obligations (RS 220) n’a pas pu être lu verbatim sur Fedlex, la taille du document dépassant ce que notre outil de consultation restitue — l’art. 328b CO est cité d’après le guide du PFPDT, et les art. 321a, 321d, 328, 335, 335c, 336 et 339a CO ne sont désignés que par leur numéro ; pour l’OLT 3, seule la version consolidée à l’état du 1er mai 2010 a pu être ouverte, sans confirmation qu’aucune version postérieure ne modifie l’art. 26 ; pour l’OLT 1 et la LPart, les versions consultées sont celles des états du 1er novembre 2021 et du 1er janvier 2011, sans confirmation qu’il s’agisse des versions en vigueur aujourd’hui ; le commentaire du SECO relatif à l’art. 26 OLT 3 n’a pas pu être ouvert (erreur serveur), la portée de cette disposition étant restituée d’après le PFPDT ; nous n’avons pas vérifié la pratique de la DGEM quant aux règlements remis volontairement par des entreprises non industrielles, ni l’existence d’un formulaire cantonal vaudois ; enfin, le congé-modification repose sur la jurisprudence du Tribunal fédéral, que nous n’avons pas consultée arrêt par arrêt. Pour un cas concret, adressez-vous à un mandataire qualifié ou à l’autorité compétente — DGEM, Rue Caroline 11, 1014 Lausanne, pour les questions relevant de la loi sur le travail.
